Изграждане на система за архивиране на информация
Резервните копия (бекъп) на сървърите, базите данни, файловете, пощата, онлайн магазина и бизнес системите на фирмата се правят автоматично по план и се пазят по правилото 3-2-1. При срив или атака с рансъмуер данните се възстановяват от копията. Изграждаме системата за архивиране с партньор и я съгласуваме със софтуера, който правим по същата покана по процедура „Дигитализация на предприятията“.
Какво влиза в резервните копия
Планът за архивиране започва с опис: къде са данните на фирмата, колко са и колко работа може да се загуби при срив.
- Сървърите и общите папки с договори, фактури и протоколи.
- Базите данни на счетоводната и складовата програма и на ERP и CRM системата. Базата се копира с инструментите на самата база или с програма за архивиране, която я поддържа, за да няма в копието недовършени записи.
- Работните станции и мобилните устройства, на които се пазят файлове.
- Пощата на служителите.
- Онлайн магазинът и сайтът: базата данни с продуктите, поръчките и клиентите и файловете с кода, модулите и снимките.
- Документите в системата за управление на съхранението и споделянето на информация, заедно с базата с правата и версиите.
Правилото 3-2-1
По правилото 3-2-1 всеки важен файл има три копия (основното и две резервни) на два различни вида носители, като едното копие е извън офиса. В малка фирма това може да са сървърът в офиса, сървърът за съхранение на копията и копие в облачно хранилище или на лента, която се пази на друг адрес.
Синхронизираната папка в облака и репликацията на базата към втори сървър пренасят веднага и изтриванията, и файловете, криптирани от рансъмуер. Резервното копие пази и по-стари версии, от които данните се връщат към момент преди проблема.
Повече за правилото и за сроковете за пазене на счетоводните данни има в статията „Архивиране на данни за малък бизнес: правилото 3-2-1“.
Криптиране и копие, до което рансъмуерът не стига
Копията се криптират, особено тези, които излизат извън офиса. Ако се изгуби или открадне носител с криптирано копие, данните на него не могат да се прочетат без ключа.
Много видове рансъмуер търсят достъпните резервни копия и ги изтриват или криптират, за да не може фирмата да се възстанови без откуп. Затова поне едно копие е без достъп от основната система: на лента или диск, който се изключва след копието, или в хранилище, в което копието не може да се изтрие или промени за зададен срок.
Атаката може да остане незабелязана дни наред и да развали няколко поредни копия. Срещу това се пазят копия от различни дни и седмици.
Колко често се прави копие и колко дълго се пази
Честотата зависи от това колко работа може да загуби фирмата. При копие веднъж на денонощие се губят фактурите и поръчките след последното копие, тоест до един ден работа. Базите, в които поръчките влизат през целия ден, например на онлайн магазина и на ERP системата, може да се копират няколко пъти на ден.
В плана се записва и колко дълго се пазят копията. По метода „дядо-баща-син“ се пазят дневни копия за последните дни, седмични за последните седмици и месечни за последните месеци.
Резервното копие връща работата към момент преди срива, а архивът пази документите за срока по закон. Счетоводните регистри и финансовите отчети се пазят 10 години, а ведомостите за заплати 50 години (чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството).
Пробно възстановяване на данни
Процедурите за възстановяване от архив и поне едно пробно възстановяване са в минималния обхват на позицията. Пробата може да изглежда така:
Отделна машина
Копието се възстановява на друг сървър или компютър, отделно от работната система.
Последният запис
Програмата или магазинът се отварят от възстановеното копие и се търси последният документ или поръчка. Датата им показва колко данни бихте загубили.
Стара база
Отваря се и база на счетоводната програма от предишна година с версията на програмата, която ползвате сега.
Протокол
Записват се датата на пробата, колко време е отнело възстановяването и какво не е тръгнало.
Повторение
Пробата се повтаря след смяна на програмата, на сървъра или на мястото, където се пазят копията.
Какво включва позицията в поканата
Под името „Изграждане на система за архивиране на информация“ позицията е в процедура BG16RFPR001-1.012 „Дигитализация на предприятията“. Минималният ѝ обхват е задължителен:
- Анализ и план за архивиране на информацията, която фирмата обработва.
- Автоматично архивиране от сървъри, работни станции и мобилни устройства по плана.
- Вградена защита от рансъмуер.
- Връзка с централизираното управление на достъпа, ако фирмата има такова.
- Процедури за възстановяване от архив и поне едно пробно възстановяване.
- Сървър за съхранение на информацията, виртуален или физически. Към физическия сървър има лентово устройство или робот за архивиране.
- Обучение на служителите за работа със системата.
Други изисквания процедурата няма: честотата на копията, мястото им, видът на носителите и срокът за пазене се определят в плана според данните и работата на фирмата.
Позицията изпълняваме с партньор и я съгласуваме със софтуера, който правим по същата покана. Базите и файловете на ERP или CRM системата, на системата за съхранение и споделяне на информация и на онлайн магазина влизат в плана за архивиране. Когато в поканата има и „Изграждане на система за защита на информацията в локална мрежа“, архивирането се свързва с нейното централизирано управление на достъпа.
Как участваме в публична покана
Работим по публичните покани в ИСУН от фирми, които вече имат договор по процедурата. Пишете ни в деня, в който поканата излезе.
Поканата
Изпращате ни връзка към поканата в ИСУН или номера на договора в нея (BG16RFPR001-1.012-…-C01), крайния срок и позициите.
Официалното наименование
Проверяваме, че позицията е с официалното наименование „Изграждане на система за архивиране на информация“, и с него я пишем в офертата.
Техническата спецификация
Сравняваме изискванията точка по точка с минималния обхват и ви казваме кои позиции от поканата правим сами и кои с партньор.
Оферта
Подготвяме техническото и ценовото предложение по образците в поканата и ги подаваме в ИСУН преди крайния срок.
Договор
След избора на изпълнител подписваме договор. Системата се изгражда по плана за архивиране, служителите минават обучение и се прави пробното възстановяване.