Софтуер за ресторанти и заведения
за поръчки от сайта и връзка с касовата програма

Готовият софтуер за заведение остава на касата и в залата и продължава да праща продажбите към фискалното устройство. Системата по поръчка се свързва с него и приема поръчките от каналите, които той не покрива, например от сайта на заведението, от мобилно приложение или от Wolt.

Поръчките стигат до касовата програма през API или импорт, които производителят ѝ поддържа. Ако програмата е от списъка на НАП, външен модул към нея може да се сложи само с оторизация от производителя или от разпространителя ѝ (чл. 52з, ал. 5 от Наредба Н-18). Когато програмата няма нито API, нито импорт, системата по поръчка работи отделно и праща на служителите известие за всяка нова поръчка.

Готовия продукт и системата по поръчка сравняваме по цена, промени, фискален бон и връзка с Wolt в статията Софтуер за ресторант: готов продукт или система по поръчка.

Клиентът поръчва от менюто в сайта и може да плати с карта. Преди да поръча, вижда алергените на всяко ястие. Регламент (ЕС) № 1169/2011 изисква информация за алергените и при храна, която не е предварително опакована (чл. 44, пар. 1, буква „а“). При продажба от разстояние тази информация трябва да е налична преди сключването на договора и в момента на доставката (чл. 14). Приложение II на регламента изброява 14 групи алергени.

Щом поръчката е платена или потвърдена, тя излиза на екрана в кухнята и никой не я препраща от имейл. Системата пишем на Laravel, а известието за нова поръчка стига до кухнята в реално време през Node.js.

Когато клиентът плаща на разносвача на заведението, фискалният бон се издава в обекта и разносвачът го получава заедно с поръчката. Другият вариант е плащането да се регистрира с фискално устройство там, където поръчката се предава на клиента (чл. 25, ал. 2 от Наредба Н-18). При първия вариант поръчката от сайта трябва да е в касата, преди разносвачът да тръгне.

При плащане с карта в сайта клиентът получава фискален бон или, ако сайтът изпълнява условията на чл. 3, ал. 17 от Н-18, документ за регистриране на продажбата.

През Order API на Wolt касовата програма получава поръчките, без в заведението да има таблет или приложение на Wolt. Wolt праща известие за новата поръчка и програмата я изтегля.

Ако програмата ви вече е сред готовите интеграции в каталога на Wolt, връзката не се пише отново. Ако не е, пишем интеграция с Order, Venue и Menu API. Wolt дава достъп до тях на производители на касови програми и на посредници между програмата и платформите, когато има заведение, което иска да ползва връзката.

API-тата са безплатни. Преди достъпа се подписва договор с Wolt по стандартните му условия. След това идват тестов достъп и тестова среда, демонстрация, пилот в един обект и накрая пускане във всички обекти.

Менюто и промените по артикулите, също и кои артикули са временно недостъпни, отиват към Wolt най-много веднъж на 15 минути за всеки обект.

Когато клиентът плати в обекта, в брой или с карта, фискалното устройство издава фискален бон за продажбата (чл. 3, ал. 1). Чл. 7а важи независимо от програмата: документът с текущата сума по сметката не може да прилича по вид или по съдържание на фискален, системен или служебен бон, а за поръчките на клиентите не се издава служебен бон. В документ, различен от фискалния бон, думите „фискален“, „фискална“, „фискално“, „фискални“ и словосъчетанията от тях не се допускат (чл. 7а, ал. 3).

Програма от списъка на НАП може да внася поръчките от електронния магазин и от онлайн платформите (чл. 52з, ал. 10 и 11). Правилата за това са в приложение № 42: всяка поръчка влиза цялата и непроменена, УНП (уникалният номер на продажбата) се създава при внасянето или при потвърждаването, а отказаните поръчки остават в програмата с номера, който са имали в сайта или в платформата.

Програма влиза в списъка на НАП, когато производителят или разпространителят ѝ декларира, че тя отговаря на наредбата и на приложение № 29 към нея. В ресторант това значи:

• УНП се създава, щом първият артикул от поръчката се въведе на екрана или се запише в базата (т. 9 и 9.1).
• Когато фискалното устройство не отговаря, програмата не отваря нови продажби и не приема плащания, за които трябва бон (т. 8).
• Артикул, махнат от отворена сметка, не се трие: записът с количеството, стойността и оператора остава в базата (т. 12).
• Приключена продажба се поправя със сторно. Функция за изтриването ѝ в програмата няма (т. 13).
• Базата данни се пази в България или в друга държава членка на ЕС (чл. 52з, ал. 14).

Касова система по поръчка, която управлява продажбите в обекта, също е СУПТО: софтуер за управление на продажбите в търговски обект по § 1, т. 84 от допълнителните разпоредби на ЗДДС. В нея функциите за масите, сметките и кухнята се пишат за конкретното заведение. Какво прави касовият софтуер по поръчка, е описано на страницата POS система.

В мобилното приложение на заведението клиентът поръчва храна от менюто и плаща с карта. Поръчката от приложението излиза на екрана в кухнята и влиза в касовата програма, ако тя има API. Когато поръчката смени статуса си, сървърът праща известие на клиента.

Поръчаната храна е физическа стока, затова от плащането ѝ в приложението App Store и Google Play не взимат комисиона. Парите минават през вашия доставчик на плащания с карта.

На касата се сканира картата за лоялност: QR код или баркод на екрана на приложението. Когато приложението е свързано с касовата програма и със сайта, покупките в заведението и онлайн се събират в профила на клиента. Известие за промоция може да отиде до всички клиенти или до група от тях.

Чатбот на български може да отговаря на клиентите в сайта, във Viber и в Messenger с данните от страниците на сайта на заведението, например от менюто и от условията за доставка. Първото му съобщение казва, че отговаря AI асистент, както изисква чл. 50 от Регламент (ЕС) 2024/1689 (Акта за изкуствения интелект).