Система за управление на съхранението и споделянето на информация
Договорите, фактурите, протоколите и заповедите на фирмата влизат в един уеб архив с права за достъп, версии, търсене и одобрения. Това е система за управление на съхранението и споделянето на информация, която правим по поръчка (такава система се нарича още документооборот): отделна или като модул на ERP системата.
Какво прави системата
Всеки документ има тип и полета, а системата за управление на документи пази кой какво е направил с него.
- Типове документи с полета: договор с контрагент, сума и срок, фактура с доставчик и падеж, протокол с обект и дата.
- Права по роля и отдел: кой вижда, кой качва, кой редактира и кой одобрява.
- Версии: всяка промяна е нова версия с автор и час, а старите остават достъпни.
- Търсене по полетата и по текста на документите.
- Одобрение по маршрут: документът минава през няколко души в зададен ред и всеки вижда какво чака него.
- Напомняния преди изтичане на договор, гаранция или разрешително.
- Споделяне с външен човек чрез връзка със срок на валидност.
По мярка или готов облак
Облачните услуги за файлове, например Google Drive или OneDrive, пазят файловете и дават права за достъп. Това е достатъчно, когато документите са файлове в папки и никой не търси по сума, контрагент или срок.
Система по мярка трябва, когато всеки тип документ има свои полета, когато одобрението минава по правила на фирмата или когато документът трябва да стои при клиента, поръчката или доставката в ERP и CRM. Тогава служителят отваря клиента и вижда договорите му, без да търси в папките.
Системата като модул на ERP или CRM
Когато фирмата има или поръчва ERP, документите стоят при записа, за който са: договорът стои при клиента, а фактурата на доставчика - при доставката.
Ако системата е отделна, свързваме я с ERP и CRM през API и списъкът с документите на клиента се вижда и там.
Изграждане на система за управление на съхранението и споделянето на информация
Под това име позицията е в процедура BG16RFPR001-1.012 „Дигитализация на предприятията“. В една покана с нея може да има и позициите „Изграждане на система за архивиране на информация“ и „Изграждане на система за защита на информацията в локална мрежа“. Пратете ни поканата и ще ви кажем кои позиции от нея поемаме.
Достъп, следа на действията и резервни копия
Всяко отваряне, сваляне, промяна и изтриване на документ се записва с потребител и час. Изтритият документ отива в кошче, от което администраторът може да го върне.
Резервните копия и обновяванията са част от поддръжката след пускането.